ทำไมผู้ประกอบการควรใส่ใจเรื่องเอกสารสำหรับการนำเข้าและส่งออกสินค้า

 การทำธุรกิจที่ต้องมีการนำเข้าและส่งออกสินค้าระหว่างประเทศ กลายเป็นเรื่องง่ายและเปิดกว้างมากขึ้น ซึ่งการนำเข้าส่งออกสินค้าไม่ใช่เพียงแค่การสั่งของหรือจัดส่งเท่านั้น แต่ยังต้องอาศัยความเข้าใจในกระบวนการและกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะในเรื่องของ “เอกสารนำเข้าและส่งออก” ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่มีผลต่อความรวดเร็ว ความถูกต้อง และความปลอดภัยของการดำเนินธุรกิจ หากผู้ประกอบการละเลยหรือจัดการไม่ถูกต้อง อาจส่งผลกระทบทั้งด้านเวลา ต้นทุน และความน่าเชื่อถือของธุรกิจได้ และในบทความนี้ของ SME Shipping จะพาคุณไปค้นหาคำตอบว่าทำไมผู้ประกอบการ ถึงควรใส่ใจในเอกสารสำหรับการนำเข้าและส่งออกสินค้าให้มากขึ้น

เอกสารนำเข้าและส่งออกคืออะไร?

เอกสารนำเข้าและส่งออก (Import and Export Documents) คือเอกสารสำคัญที่ใช้ในการดำเนินพิธีการศุลกากรระหว่างประเทศ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า เช่น รายละเอียดสินค้า มูลค่า เส้นทางการขนส่ง ที่มาของสินค้า และผู้รับปลายทาง เอกสารเหล่านี้เป็นส่วนประกอบสำคัญที่ใช้ในการตรวจสอบและอนุมัติการนำเข้า/ส่งออก ซึ่งมักประกอบด้วยเอกสารหลัก เช่น

• ใบกำกับสินค้า (Invoice)
•  บัญชีรายการบรรจุสินค้า (Packing List)
•  ใบตราส่ง (Bill of Lading / Air Waybill)
• ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า (Certificate of Origin)
•  ใบอนุญาตหรือหนังสือรับรองจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)

เอกสารเหล่านี้เป็นตัวแทนข้อมูลสำคัญที่หน่วยงานศุลกากรใช้ในการพิจารณาอนุมัติการผ่านด่าน ตรวจสอบภาษี และตรวจสอบข้อกำหนดด้านความปลอดภัยหรือกฎหมายพิเศษอื่นๆ

ทำไมผู้ประกอบการควรใส่ใจเรื่องเอกสารนำเข้า-ส่งออก?

หลายคนอาจมองว่าเอกสารนำเข้า-ส่งออกเป็นแค่เรื่องเทคนิคหรือแค่กระดาษ แต่ในความจริงแล้วเอกสารนี้คือหัวใจสำคัญของการทำธุรกิจระหว่างประเทศเลยก็ว่าได้ เพราะหากผู้ประกอบการเตรียมเอกสารไม่ดี ขาดการตรวจเช็กให้รอบคอบจนเกิดมีผิดพลาด หรือขาดบางอย่างไป อาจส่งผลเสียแบบที่ไม่คาดคิดได้ แต่หากผู้ประกอบการใส่ใจในการตรวจสอบเอกสารนำเข้า-ส่งออกทุกครั้ง จะช่วยในเรื่องการดำเนินการ ดังนี้

1. ลดความเสี่ยงของสินค้าติดด่าน เพราะหากเอกสารไม่ครบหรือมีข้อมูลผิด ศุลกากรอาจไม่ปล่อยของ ทำให้สินค้าถูกกักไว้ เสียเวลา เสียเงิน และอาจกระทบต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าได้
2. เป็นเอกสารที่ช่วยในการคำนวณภาษีได้แม่นยำ เนื่องจากข้อมูลในเอกสารใช้เป็นฐานในการคิดภาษี ถ้าเขียนผิดหรือคลาดเคลื่อน อาจโดนเรียกเก็บภาษีย้อนหลัง หรือเสียภาษีเกินจริงได้
3. เสริมภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือของธุรกิจ เวลาทำงานกับพาร์ตเนอร์ต่างประเทศ การมีระบบเอกสารที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ จะช่วยให้คู่ค้ารู้สึกมั่นใจและอยากทำธุรกิจร่วมกับเรา
4. ใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษีได้เต็มที่ ไม่ว่าจะเป็น FTA หรือ BOI ถ้าเอกสารครบและถูกต้อง ก็สามารถยื่นขอสิทธิพิเศษทางภาษีต่างๆ ได้ ซึ่งช่วยลดต้นทุนได้
5. มีหลักฐานไว้ใช้เมื่อต้องตรวจสอบย้อนหลัง ในกรณีที่เกิดปัญหาเกี่ยวกับสินค้า หรือมีข้อพิพาททางธุรกิจ เอกสารเหล่านี้จะกลายเป็นหลักฐานสำคัญที่ช่วยปกป้องสิทธิ์ของผู้ประกอบการได้
6. ช่วยให้ปฏิบัติตามกฎหมายของแต่ละประเทศได้ถูกต้อง กฎระเบียบของแต่ละประเทศไม่เหมือนกัน การเตรียมเอกสารให้เหมาะสมกับปลายทางเป็นการลดโอกาสเกิดความผิดพลาดได้ล่วงหน้า

สรุปง่ายๆ ก็คือ แม้เรื่องเอกสารเอกสารนำเข้าและส่งออก (Import and Export Documents) จะดูจุกจิกและยิบย่อย แต่ก็สำคัญมากสำหรับการนำเข้า-ส่งออกสินค้า เพราะมันคือสิ่งที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณเดินไปได้อย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ ลดปัญหาที่อาจตามมาในอนาคต และช่วยให้ธุรกิจไปได้ไกลและมั่นคงยิ่งขึ้นนั่นเอง