ก่อนผมมาเริ่มงานที่เอสเอ็มอี ชิปปิ้ง เคยทำงานในตำแหน่งพนักงานฝ่ายโลจิสติกส์ของบริษัทเอกชนแห่งหนึ่ง ซึ่งกำลังขยายตลาดใหม่ไปยังต่างประเทศ ทางผู้บริหารจึงมอบหมายงานให้ผมดูแลเรื่อง “วิธีส่งออกสินค้า” ทั้งระบบ เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าของเราจะถูกจัดส่งข้ามทะเลได้อย่างราบรื่น ปลอดภัย และทันเวลา
ก่อนหน้านี้ ผมเองเคยดูแลงานขนส่งในประเทศอยู่บ้าง แต่พอต้องขยับมาดู “การส่งออกสินค้าระหว่างประเทศ” จริงจัง ก็พบว่ามีรายละเอียดที่ต้องจัดการมากกว่าที่คิด ไม่ว่าจะเป็น เอกสารศุลกากร การประสานงานกับ บริษัทขนส่งสินค้าทางเรือ พิธีการในประเทศและปลายทาง รวมถึงการคำนวณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เพื่อให้บริษัทสามารถแข่งขันในตลาดโลกได้อย่างยั่งยืน บทความนี้จึงตั้งใจเขียนขึ้นจากประสบการณ์ที่ผมได้ค่อย ๆ เรียนรู้และปฏิบัติจริง หวังว่าจะเป็นประโยชน์ต่อท่านผู้อ่านที่เพิ่งรับผิดชอบงานด้านการส่งออกเช่นเดียวกันครับ
1. ทำความเข้าใจกับสินค้าและตลาดเป้าหมาย
1.1 วิเคราะห์ตัวสินค้า
สิ่งแรกที่ผมเรียนรู้ คือ เราจำเป็นต้องเข้าใจตัวสินค้าของเราให้ชัดเจนก่อนว่ามีลักษณะอย่างไร ต้องการการดูแลหรือบรรจุเป็นพิเศษหรือไม่ สินค้าบางประเภท เช่น สินค้าอาหารสด ผลิตภัณฑ์เน่าเสียง่าย หรือสารเคมีบางชนิด อาจต้องใช้ เทคนิคการขนส่งสินค้า เฉพาะทาง รวมถึงเงื่อนไขเรื่องอุณหภูมิ ความชื้น และมาตรฐานการบรรจุที่ปลอดภัย
- ประเภทสินค้า: อาหารสด เครื่องจักร เครื่องแต่งกาย หรือสินค้าอิเล็กทรอนิกส์ จะมีข้อจำกัดและเงื่อนไขในการส่งออกแตกต่างกัน
- ปริมาณและน้ำหนัก: ถ้าส่งสินค้าในปริมาณมากและหนัก การเลือกตู้คอนเทนเนอร์แบบ FCL (Full Container Load) อาจช่วยประหยัดต้นทุนกว่า แต่ถ้าส่งของจำนวนน้อย LCL (Less than Container Load) ก็ดูเป็นตัวเลือกที่คุ้มค่าได้เช่นกัน
- มูลค่าของสินค้า: ยิ่งสินค้ามีมูลค่าสูง เราอาจต้องพิจารณาเรื่อง การประกันภัยสินค้า (Cargo Insurance) เป็นพิเศษ เพื่อป้องกันความเสียหายระหว่างการขนส่ง
1.2 ตลาดปลายทาง
- กฎระเบียบของประเทศผู้นำเข้า: ต้องตรวจสอบเรื่องภาษี นโยบายศุลกากร หรือมาตรฐานความปลอดภัยของสินค้า ซึ่งอาจมีความแตกต่างจากประเทศไทยอย่างมาก
- อัตราภาษีนำเข้า: บางประเทศอาจมีภาษีนำเข้าค่อนข้างสูง หากสินค้าเราไม่ได้อยู่ในข้อตกลงการค้าเสรี (FTA) อาจทำให้ราคาสุดท้ายที่ผู้บริโภคต้องจ่ายสูงขึ้น จนแข่งขันได้ยาก
- พฤติกรรมผู้บริโภค: ต้องเข้าใจว่าลูกค้าในประเทศปลายทางต้องการสินค้าแบบไหน เพื่อตั้งราคาและวางกลยุทธ์การตลาดให้เหมาะสม
การทำความเข้าใจสินค้าของเราอย่างละเอียด รวมถึงเงื่อนไขของตลาดปลายทาง จะช่วยให้การวางแผน “วิธีส่งออกสินค้า” เป็นไปในทิศทางที่ถูกต้องและลดความเสี่ยงในอนาคต
2. เตรียมการภายในบริษัท
2.1 ประสานงานกับฝ่ายผลิตและคลังสินค้า
การส่งออกสินค้าไม่ใช่หน้าที่ของฝ่ายโลจิสติกส์เพียงคนเดียว แต่ว่าต้องอาศัยการทำงานร่วมกับหลายแผนกในบริษัท โดยเฉพาะฝ่ายผลิต และฝ่ายคลังสินค้า
- ฝ่ายผลิต: ต้องทราบว่าต้องผลิตสินค้าอะไร ปริมาณเท่าใด เพื่อเตรียมวัตถุดิบและควบคุมคุณภาพให้ตรงตามความต้องการของลูกค้าและมาตรฐานการส่งออก
- ฝ่ายคลังสินค้า: ต้องจัดเก็บสินค้าให้ดี เลือกใช้ระบบหมุนเวียนสินค้า (เช่น FIFO) อย่างมีประสิทธิภาพ และแจ้งข้อมูลสต็อกให้ฝ่ายโลจิสติกส์ทราบ เพื่อคำนวณเวลาจัดส่งได้ถูกต้อง
การสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างแผนกจะช่วยให้เราทราบว่าควรเริ่มกระบวนการขนส่งเมื่อใด และจัดการกับข้อจำกัดต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที
2.2 วางแผนตารางส่งออก
เมื่อได้จำนวนและกำหนดพร้อมส่งสินค้าแล้ว ผมจะตรวจสอบ ตารางเรือ (Sailing Schedule) ของ บริษัทขนส่งสินค้าทางเรือ ต่าง ๆ เพื่อเลือกเที่ยวเรือที่เหมาะสม หากต้องการส่งสินค้าอย่างต่อเนื่องรายเดือน ก็อาจตกลงทำสัญญาระยะยาว เพื่อให้ได้อัตราค่าระวาง (Freight) ที่เหมาะสม
3. ศึกษาเอกสารศุลกากรและพิธีการ
หัวใจสำคัญของ “วิธีส่งออกสินค้า” คือการจัดการด้าน เอกสารศุลกากร อย่างถูกต้อง หากผิดพลาดหรือล่าช้า อาจทำให้สินค้าไปค้างที่ท่าเรือและเสียค่าใช้จ่ายสูงเกินความจำเป็น
- Commercial Invoice: เอกสารระบุข้อมูลผู้ขาย ผู้ซื้อ รายละเอียดสินค้า ราคา และเงื่อนไขการชำระเงิน
- Packing List: ระบุข้อมูลการบรรจุ เช่น จำนวนกล่อง น้ำหนัก ขนาดพาเลทหรือคอนเทนเนอร์
- ใบอนุญาตส่งออก (Export License): หากสินค้าต้องขออนุญาตเป็นพิเศษ เช่น สินค้าเกษตร วัตถุอันตราย หรือผลิตภัณฑ์ทางการแพทย์
- Certificate of Origin: กรณีที่สินค้าของเราอาจได้รับสิทธิพิเศษทางภาษีในบางประเทศ ถ้ามีข้อตกลง FTA
พิธีการศุลกากร (Customs Clearance)
ในประเทศไทยสามารถยื่นเอกสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้แล้ว ซึ่งลดขั้นตอนด้านกระดาษค่อนข้างมาก แต่ก็ต้องรอบคอบในการกรอกข้อมูล เช่น รหัส HS Code ให้ถูกต้องตรงกับประเภทสินค้า เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในภายหลัง
4. เลือกบริษัทขนส่งสินค้าทางเรือ
ในการเลือกผู้ให้บริการขนส่ง ผมแนะนำให้พิจารณาหลายด้าน ทั้ง ตารางเรือ (Schedule) ค่าใช้จ่ายบริการ (Freight + ค่าธรรมเนียมท่าเรือ) รวมถึงคุณภาพการบริการ
- การเปรียบเทียบราคา: ขอใบเสนอราคา (Quotation) จากผู้ให้บริการหลายเจ้า เพื่อดูว่าใครให้ราคาเหมาะสมที่สุดและมีรอบเรือที่ตรงกับความต้องการ
- ชื่อเสียงและรีวิว: หากมีเพื่อนหรือคนรู้จักในแวดวงนี้ ลองสอบถามประสบการณ์การใช้บริการมาก่อน เพื่อช่วยให้ตัดสินใจง่ายขึ้น
- Freight Forwarder: อีกทางเลือกหนึ่งคือใช้ตัวแทนจัดการขนส่ง (Forwarder) ที่สามารถช่วยเราวางแผนและดูแลเอกสารได้ครบวงจร แม้อาจเสียค่าบริการเพิ่ม แต่ก็ช่วยประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงได้มาก
5. การบรรจุและการเลือกประเภทตู้คอนเทนเนอร์
5.1 การบรรจุ (Packing)
- เลือกวัสดุห่อหุ้มและกล่องที่แข็งแรง ป้องกันความชื้นหรือแรงกระแทกระหว่างขนส่ง
- ติดสัญลักษณ์และฉลากเตือนให้ชัดเจน เช่น สินค้าเปราะบาง (Fragile) หรือสินค้าที่ต้องวางทิศทางใดทิศทางหนึ่ง
- หากเป็นสินค้าที่ต้องควบคุมอุณหภูมิ (เช่น อาหารแช่แข็ง) ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้คอนเทนเนอร์แช่เย็น (Reefer Container) และมีระบบควบคุมอุณหภูมิที่เหมาะสม
5.2 ประเภทตู้คอนเทนเนอร์
- Dry Container: สำหรับสินค้าแห้งทั่วไป
- Reefer Container: สำหรับสินค้าเย็น แช่แข็ง หรือต้องควบคุมอุณหภูมิ
- Open Top / Flat Rack: สำหรับสินค้าที่มีขนาดเกินกว่าประตูตู้มาตรฐาน
- FCL vs. LCL: ถ้าสินค้าเต็มตู้หรือใกล้เต็ม ควรใช้ FCL เพื่อป้องกันการปะปนกับสินค้าอื่น แต่ถ้าปริมาณน้อยอาจเลือก LCL เพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย
6. ภาษีและค่าธรรมเนียมส่งออก
เมื่อต้องส่งสินค้าออกนอกประเทศ เราควรเข้าใจค่าใช้จ่ายอย่างรอบด้าน ทั้งภาษีและค่าธรรมเนียมอื่น ๆ เพื่อวางแผนต้นทุนได้แม่นยำ
- ค่าระวางเรือ (Freight): คิดเป็นต่อ CBM (cubic meter) หรือน้ำหนัก แล้วแต่ลักษณะสินค้า หรืออาจคิดเป็นต่อตู้ (FCL)
- THC (Terminal Handling Charge): ค่าบริการท่าเรือ เช่น ค่ายกตู้ ค่าบริหารจัดการในท่าเรือ
- เอกสารต่าง ๆ: เช่น ค่าทำใบกำกับสินค้า ค่าธรรมเนียมการยื่นใบขนสินค้าขาออก
- ภาษีขาออก: ไทยอาจมีการเก็บภาษีขาออกบ้างในสินค้าบางประเภท (แต่ไม่แพร่หลายมากนัก)
- ภาษีนำเข้าปลายทาง: ถ้าเงื่อนไขการขายระบุว่าเราต้องรับผิดชอบภาษีปลายทาง (DDP: Delivered Duty Paid) เราต้องรวมภาษีนี้ในโครงสร้างราคา
7. Incoterms และการประกันภัยสินค้า
7.1 Incoterms
Incoterms คือข้อตกลงสากลที่ระบุว่าผู้ขายและผู้ซื้อรับผิดชอบค่าใช้จ่ายและความเสี่ยงช่วงไหนบ้าง ตัวอย่างเช่น
- FOB (Free on Board): ผู้ขายรับผิดชอบจนกระทั่งสินค้าขึ้นเรือที่ท่าเรือต้นทาง หลังจากนั้นผู้ซื้อรับผิดชอบ
- CIF (Cost, Insurance and Freight): ผู้ขายดูแลค่าขนส่งและประกันภัยจนถึงท่าเรือปลายทาง แต่ความเสี่ยงระหว่างทางที่เหลือเป็นของผู้ซื้อ
- DDP (Delivered Duty Paid): ผู้ขายรับผิดชอบทุกอย่างจนสินค้าถึงหน้าประตูผู้ซื้อ (รวมภาษีนำเข้าปลายทาง)
7.2 การทำประกันภัยสินค้า (Cargo Insurance)
ในบางกรณีอาจไม่บังคับให้ทำประกัน แต่ถ้าสินค้ามีมูลค่าสูงหรือมีความเสี่ยง เช่น แตกหักง่าย เป็นของเน่าเสียง่าย ก็ควรทำไว้เพื่อกระจายความเสี่ยง
- All Risks: คุ้มครองความเสียหายทุกอย่าง ยกเว้นที่ระบุเป็นข้อยกเว้น (เช่น สงคราม หรือการจงใจทำลาย)
- Institute Cargo Clauses (A, B, C): แต่ละเงื่อนไขมีระดับการคุ้มครองต่างกัน ควรเลือกให้เหมาะสมกับประเภทสินค้าและเส้นทางที่ใช้
8. ขั้นตอนการดำเนินการจริง
8.1 จองตู้และคอนเฟิร์มวันส่ง
เมื่อฝ่ายผลิตและคลังสินค้าพร้อม ผมจะติดต่อผู้ให้บริการขนส่ง (หรือ Freight Forwarder) เพื่อจองตู้คอนเทนเนอร์ รวมถึงระบุวันและเวลาที่ต้องการให้รถขนตู้เข้ามารับสินค้า ถ้าเป็น FCL ผมจะนัดหมายล่วงหน้าเพื่อให้การขนตู้เป็นไปอย่างราบรื่น
8.2 ตรวจสภาพตู้คอนเทนเนอร์
ก่อนบรรจุสินค้า ควรตรวจสภาพภายในตู้ให้เรียบร้อย เช่น มีรูรั่วหรือกลิ่นไม่พึงประสงค์หรือไม่ ถ้าพบปัญหา ควรแจ้งบริษัทขนส่งให้เปลี่ยนตู้ทันที
8.3 บรรจุสินค้า (Stuffing)
ขั้นตอนนี้ต้องคุมเข้มเรื่องวิธีวางสินค้าในตู้เพื่อป้องกันความเสียหาย ควรกระจายสินค้าน้ำหนักมากให้ทั่วพื้นที่ และป้องกันไม่ให้สินค้าเคลื่อนที่ได้ง่ายระหว่างขนส่ง
8.4 ซีลตู้ (Seal)
หลังการบรรจุเสร็จ จะมีการซีลตู้คอนเทนเนอร์เพื่อความปลอดภัย เมื่อถึงปลายทาง ผู้รับสินค้าจะตรวจสอบซีลอีกครั้งว่าตรงกับเอกสารหรือไม่
9. ติดตามสถานะระหว่างการขนส่ง
เมื่อสินค้าเริ่มเดินทางบนเรือแล้ว ผมจะติดตามสถานะผ่านระบบ Tracking ของสายเรือ ซึ่งส่วนใหญ่สามารถตรวจสอบได้ทางเว็บไซต์หรือ API หากมีความล่าช้าเนื่องจากสภาพอากาศหรือท่าเรือแออัด ควรแจ้งให้ผู้ซื้อในต่างประเทศทราบโดยเร็ว เพื่อให้เตรียมการล่วงหน้าได้
10. เคลียร์สินค้าฝั่งปลายทาง
หากเงื่อนไข Incoterms ระบุว่าผู้ซื้อเป็นคนจัดการขั้นตอนศุลกากรปลายทาง (เช่น FOB หรือ CIF) หน้าที่หลักของเราก็จะลดลง แต่ถ้าเป็น DDP เราอาจต้องติดต่อหน่วยงานท้องถิ่นให้ช่วยเคลียร์สินค้า จ่ายภาษีนำเข้า และจัดส่งสินค้าถึงมือผู้รับ ซึ่งควรวางแผนร่วมกับ Freight Forwarder หรือเอเย่นต์ท้องถิ่นที่มีประสบการณ์
11. ประเมินผลและปรับปรุง
หลังจากที่สินค้าถึงมือลูกค้าต่างประเทศ ผมมักทำ “Post-shipment Review” เพื่อสรุปว่า
- ค่าใช้จ่ายจริง ที่เกิดขึ้นเทียบกับงบประมาณเป็นอย่างไร
- ระยะเวลาขนส่ง ตรงตามกำหนดที่ลูกค้าคาดหวังหรือไม่
- ปัญหา ที่พบระหว่างทาง เช่น เอกสารล่าช้า สินค้าเสียหาย ฯลฯ
เมื่อประเมินแล้ว ผมจะหารือกับทีมภายในบริษัท เพื่อวางแนวทางแก้ไขในครั้งต่อไป ไม่ว่าจะเป็นการเลือกสายเรือใหม่ การเปลี่ยนบรรจุภัณฑ์ หรือการปรับปรุงระบบการทำงาน
12. เคล็ดลับจากประสบการณ์มือใหม่
- จัดทำ Checklists: รวบรวมขั้นตอนทั้งหมด ตั้งแต่การเตรียมสินค้า เอกสารศุลกากร ไปจนถึงการติดตามเรือ ช่วยป้องกันการลืมงานยิบย่อย
- สื่อสารภายในอย่างชัดเจน: ทุกฝ่ายในบริษัทต้องเข้าใจบทบาทของตนเอง เพื่อไม่ให้เกิดการตกหล่น หรือข้อมูลคลาดเคลื่อน
- ศึกษากฎระเบียบอยู่เสมอ: พิธีการศุลกากรและภาษีของแต่ละประเทศอาจเปลี่ยนแปลงบ่อย ควรติดตามข่าวสารในวงการโลจิสติกส์ เช่น เว็บไซต์กรมศุลกากร หรือกรมส่งเสริมการค้าระหว่างประเทศ
- ขยายเครือข่าย: รู้จักกับคนในวงการอื่น ๆ หรือผู้เชี่ยวชาญ จะช่วยให้เราได้ความรู้หรือคำแนะนำที่มีประโยชน์แบบทันสถานการณ์
- เจรจาต่อรอง: หากบริษัทมีปริมาณส่งออกสม่ำเสมอ เราอาจขอส่วนลดค่าขนส่ง หรือได้ข้อเสนอที่ดีกว่าผู้ส่งออกขนาดเล็ก
บทสรุป
การดูแล วิธีส่งออกสินค้า โดยใช้เส้นทางเรืออาจดูยุ่งยากและมีรายละเอียดมากสำหรับพนักงานมือใหม่ แต่เมื่อผมเริ่มลงมือทำจริง ๆ และได้ร่วมงานกับทีมที่เกี่ยวข้องอย่างเป็นระบบ ก็พบว่ากุญแจสำคัญคือ การวางแผน และ ความรอบคอบ ในทุกขั้นตอน ตั้งแต่การศึกษาเอกสาร พิธีการศุลกากร เลือกบริษัทขนส่งสินค้าทางเรือที่เหมาะสม จนกระทั่งสินค้าถึงมือผู้ซื้อได้อย่างปลอดภัย
หากเราทำได้ดี ไม่เพียงแต่จะช่วยให้บริษัทประหยัดต้นทุน และส่งเสริมภาพลักษณ์ในตลาดต่างประเทศ แต่ยังเป็นการสร้างความเชื่อมั่นให้ลูกค้าได้เห็นว่าเรา “พร้อม” และ “มืออาชีพ” ในการส่งออกสินค้าระหว่างประเทศอย่างแท้จริง สำหรับท่านที่เพิ่งเริ่มต้นในเส้นทางนี้ ขอให้ลองนำแนวทางและเคล็ดลับที่ผมได้แชร์มาปรับใช้ รับรองว่าการส่งออกสินค้าทางเรือจะไม่ใช่เรื่องยากเกินไป และยังเป็นประตูสู่โอกาสใหม่ ๆ ในเวทีการค้าระดับโลกอีกด้วยครับ!
ปรึกษาการขนส่งสินค้าระหว่างประเทศ ติดต่อ SME Shipping โทร 02 105 7777 หรือ Line: @Shipping
